Manual de bibliotecas comunitarias/Apertura de la biblioteca

El proceso de apertura de la biblioteca es un proceso muy importante, por lo que se debe planificar paralelamente a las demás fases de la biblioteca. Es muy importante que el equipo de biblioteca con apoyo del comité o junta directiva, se coordinen para realizar las actividades que se describen a continuación.

Plan de promoción de la biblioteca comunitaria

Elaborar un plan de promoción de la biblioteca es un paso fundamental en el proceso de apertura de la biblioteca, ya que se trata de dar a conocer a todos en la comunidad los nuevos servicios y programas que la biblioteca ofrece. Se debe tomar en cuenta los diferentes medios de comunicación locales para poder hacer una buena promoción de la biblioteca. Además, es importante generar actividades que permitan a los comunitarios visitar la biblioteca y conocerla (ver anexo f).

Promoción de la apertura de la biblioteca

Comunidad: la promoción de la biblioteca a nivel comunitario debe ser integral, es decir, que deben buscarse diferentes medios de comunicación que permitan que todas las personas de la comunidad sepan que pronto será la apertura o reapertura de la biblioteca comunitaria. Debe darse a conocer esta información no solamente a los estudiantes y maestros, sino a todos los sectores de la comunidad, amas de casa, campesinos, sector salud, etcétera. Este paso es muy importante ya que denota la transformación de la biblioteca tradicional a una biblioteca comunitaria moderna en la que se invita a toda la comunidad a participar de los programas y a utilizar todos los servicios que la biblioteca provee. Para dar a conocer integralmente la biblioteca, se recomienda el desarrollo de visitas guiadas a la biblioteca.

Medios de comunicación: el uso de todos los medios de comunicación locales ayudará a que la promoción de la biblioteca sea más efectiva. Es importante visitar las radios locales y los canales de cable local para dar a conocer la biblioteca y sus servicios, ya que, al ser medios de comunicación masiva, podremos tener acceso a informar acerca de la biblioteca a un mayor número de público. Además, crear una alianza con estos medios de comunicación garantiza que cuando la biblioteca desarrolle actividades locales, estos medios se interesen y cubran los eventos. Sin olvidar que, al darse a conocer la biblioteca de forma masiva, puede encontrar muchos posibles donantes y otras organizaciones que quieran aliarse y apoyar los programas que la biblioteca promueve.

También es importante utilizar medios escritos, como los diarios de mayor circulación, de ser posible, se les debe invitar a cubrir eventos de la biblioteca para que puedan redactar artículos referentes al trabajo que en esta se realizan, también pueden hacerse carteles informativos e invitaciones personales para invitar a las personas a acercarse a la biblioteca. Para la colocación de carteles, es muy importante identificar los puntos más concurridos de la comunidad, como el centro de salud, la supervisión educativa, las escuelas, la municipalidad local, las tiendas, el banco, las iglesias y el mercado.

Otras organizaciones: informar a otras organizaciones acerca de los programas y servicios que la biblioteca promueve es muy importante, por eso se sugiere que la biblioteca elabore y publique un boletín informativo que pueda compartir con otras organizaciones y darles a conocer su trabajo. También se motiva a los equipos de bibliotecas para que desarrollen presentaciones en power point, u otros medios disponibles, para dar a conocer esta información de manera más interactiva.

Es importante que el equipo de biblioteca visite otras organizaciones locales para darse a conocer y al mismo tiempo las invite a participar de actividades específicas para poder compartir el trabajo que ambas organizaciones realizan, esto con la finalidad de poder desarrollar proyectos integrados que beneficien a la comunidad. Conocerse mutuamente entre las organizaciones locales permitirá que la biblioteca pueda establecer diversidad de alianzas que le beneficien en el buen desempeño de su trabajo. El vínculo con la municipalidad puede ofrecer el acceso a los medios de comunicación y difusión que esta utilice.

Coordinación y logística previa a la apertura

Es importante que el equipo de la biblioteca y el comité o junta directiva de la biblioteca elaboren una invitación formal que puedan enviar a autoridades municipales y educativas, personas líderes de la comunidad, así como a representantes de las diferentes organizaciones locales. Esto para garantizar la participación de diversas organizaciones en la ceremonia de apertura de la biblioteca. Estas invitaciones deben enviarse con por lo menos ocho días de anticipación y solicitar la confirmación de los invitados para tener en cuenta el número de asistentes y tomar así las consideraciones logísticas necesarias. Si los invitados no confirman, los encargados del evento deberán llamarlos para asegurar la participación. A la comunidad en general se le puede invitar por medio de carteles informativos, volantes o a través de la radio y canal de cable local.

La logística previa a la apertura es un proceso que requiere mucha coordinación y esfuerzo de los involucrados, es importante que se deleguen responsabilidades entre el equipo de biblioteca y el comité o junta directiva de la biblioteca para hacer más eficiente el proceso. Es importante que la biblioteca antes de la apertura se encuentre en buenas condiciones, es decir, que debe revisarse todos los detalles del interior, por ejemplo, revisar que la pintura de las paredes esté bien y que se haya reestructurado de manera más organizada los espacios de la biblioteca, se sugiere que se decoren los diferentes espacios, sin olvidar que la biblioteca debe estar muy limpia. También se motiva a que sobre las mesas de consulta haya libros abiertos para que la gente al entrar pueda curiosear y leerlos.

Al frente de la biblioteca es importante que haya un rótulo con letra clara que identifique el nombre de la biblioteca. El evento de apertura de la biblioteca debe ser algo muy bien organizado, es por ello que se recomienda hacer el acto inaugural en un espacio amplio, puede ser el salón municipal o en la plaza frente a la biblioteca. En ambos casos se necesita mobiliario adecuado para que las personas invitadas puedan sentarse y estar cómodas. Si se hace en la plaza, se recomienda colocar toldos, si existe la posibilidad de obtenerlos. También se sugiere que haya una decoración adecuada a la ocasión.

En caso de dar algún refrigerio, es importante coordinar con anticipación para que todo esté listo para el momento preciso de repartirlo, además deben tenerse bolsas o botes para la basura, de manera que las personas puedan depositarla en su lugar y al finalizar sea un poco más fácil hacer la limpieza del lugar. Cuando finaliza el acto, es importante desmontar todo y dejar el lugar ordenado, es decir que si se utilizaron sillas y toldos, estos deberán desmontarse y guardarse en el lugar que corresponde.

Preparar la ceremonia y programa de apertura

El equipo de biblioteca y el comité o junta directiva de la biblioteca deberán estructurar un programa de apertura para la ceremonia de inauguración. Es importante que este programa sea sencillo y no tan extenso, para que las personas asistentes no se aburran durante el desarrollo del programa, y que se cubran los puntos importantes: palabras de bienvenida, ingreso de pabellón, entonación del himno nacional, egreso de pabellón, palabras de equipo de biblioteca, palabras de autoridades locales, entrega de reconocimientos, corte simbólico de cinta. Es necesario comunicarles a las personas que intervendrán en el programa que tienen un tiempo específico (no mayor de cinco minutos) para hablar. Es importante mencionar que el acto inaugural debe contemplar algunos puntos propios de la cultura del lugar, si el comité está de acuerdo, por ejemplo bailes tradicionales, etc. Luego de finalizar la ceremonia inaugural o acto protocolario, es impor tante que en el Rincón infantil se desarrollen actividades de animación a la lectura, como la hora de cuento, de manera que los niños puedan tener un espacio de recreación. Se motiva al equipo de la biblioteca para que puedan desarrollar otro tipo de actividades con jóvenes y adultos el día de la inauguración de la biblioteca, de manera que puedan disfrutar una muestra de las actividades que la biblioteca estará desarrollando para la comunidad.

Un grupo de personas que trabajan hacia una meta común para el cual todos son mutuamente responsables.

Narración de las acciones que les suceden a unos personajes en un espacio y un tiempo determinados.